Estamos demasiado ocupados haciendo Gestión Humana como para pensarla

Los psicólogos que trabajan en Gestión Humana tienen que automatizar mucho más de lo que automatizan. Cada hora que se les va en operación es una hora que le quitan a la gente.

Basta con poner un día cualquiera en papel.

De diez bloques, uno fue con una persona. Y la conversación que más podía importar ese día, la del colaborador que pidió hablar, se movió para mañana, que en Gestión Humana muchas veces quiere decir cuando se pueda.

Si a un médico lo tuviéramos el día entero llenando formularios y le diéramos diez minutos para ver al paciente, diríamos que el sistema está roto. En Gestión Humana a eso le decimos un día normal.

Muchos de los que estudiamos Psicología Organizacional llegamos al área convencidos de que íbamos a trabajar con personas. Y trabajamos con personas, eso es verdad, pero a ratos, en los huecos que deja la operación. Con los años, cambiando de empresa y de sector, la historia se repite: el área acumula cada vez más tareas operativas y lo de psicólogo queda para cuando haya chance.

En reclutamiento se nota mucho. Para cubrir una vacante hay que coordinar candidatos, revisar documentos, alimentar dos o tres sistemas a la vez, preparar el expediente de nuevo ingreso, actualizar los KPI y las matrices y darle seguimiento a cada aprobación. Entre una cosa y otra evaluamos a una persona, que es la parte que más concentración pide y la que define si la contratación sale bien. Esa evaluación, la que justifica que haya un psicólogo en el puesto, termina metida entre dos pendientes.

Y no es una sensación nuestra. Las encuestas hechas fuera del país dicen lo mismo, con números que cualquiera que haya trabajado en Gestión Humana aquí reconoce enseguida.

Fíjate en el 78%. Meter los mismos datos en varios sistemas es el tipo de trabajo que una herramienta hace mejor que nosotros, sin cansarse y sin errores de digitación. Que lo sigamos haciendo a mano tiene más que ver con costumbre que con capacidad.

Esto se normalizó porque cada tarea, mirada sola, se justifica. Nadie puede señalar un expediente y decir que sobra, y quien se queja de tanta operatividad corre el riesgo de que piensen que lo que quiere es trabajar menos. Quienes hemos hecho esas tareas durante años sabemos para qué sirven y que hay que hacerlas. Lo cuestionable es haber aceptado como normal que se lleven la mayor parte del tiempo de un profesional que se formó para entender personas.

Y el costo va más allá de la eficiencia. Hay equipos de Gestión Humana formados en su mayoría por psicólogos que no alcanzan a notar el agotamiento de su propia gente. Cuesta asimilarlo, porque formación les sobra. Lo que falta es tiempo para levantar la cabeza y mirar alrededor, y el que mira muchas veces sigue de largo porque, ¡ajá!, los pendientes no esperan. Mientras tanto, la gente sigue esperando: el colaborador que lleva meses desmotivado, la supervisora que ya está buscando trabajo en otro lado, el nuevo ingreso al que nadie llamó después de su primera semana, el equipo completo que dejó de opinar en las reuniones.

Por eso automatizar debería ser parte del trabajo de cualquier psicólogo en Gestión Humana, igual que entrevistar o dar retroalimentación. Delegar en la tecnología lo repetitivo es la manera más directa que tenemos de devolverle tiempo a lo que nos trajo a esta carrera.

Hay una idea que da vueltas en el área: que automatizar enfría la relación con la gente, que meter IA en Recursos Humanos es deshumanizarlo. Se entiende el miedo, y hay razones para tener cuidado con cómo se hace. Pero pensemos en el candidato que se postuló hace tres semanas y nadie le ha dicho nada, porque el reclutador no ha tenido tiempo de escribirle.

“

Un mensaje automático que le dice al candidato en qué va su proceso es más humano que tres semanas de silencio.

Lo mismo pasa con el colaborador que pregunta por tercera vez cuántos días de vacaciones le quedan, o con el que necesita su carta de trabajo para el banco hoy y no la semana que viene. Resolver eso rápido, aunque lo resuelva una herramienta, también es cuidar a la persona. Lo deshumanizante es que el psicólogo del área no tenga cinco minutos para nadie porque está copiando datos de un Excel a otro.

La pregunta práctica es qué le damos a la tecnología y qué no. No hay una lista perfecta, pero esta sirve para empezar la conversación en cualquier equipo:

La línea es más o menos esta: a la tecnología le delegamos tareas, nunca decisiones sobre personas. La IA puede ordenar quinientas hojas de vida, resumir una entrevista, redactar el primer borrador de una política o avisar que en un departamento se disparó el ausentismo. Quién se contrata, a quién se desvincula, cómo se le comunica y qué se hace con ese departamento lo decidimos nosotros, y respondemos por eso.

El tiempo que se libera hay que defenderlo, porque si no se cuida se vuelve a llenar de pendientes en una semana. Con ese tiempo podríamos averiguar por qué una vacante lleva semanas abierta, si el problema está en el perfil, en el salario, en la fuente de reclutamiento o en lo que tardamos en responderle a los candidatos, y qué tienen en común los que se caen a mitad del proceso. Y revisar si los criterios con los que seleccionamos responden a lo que el puesto necesita hoy o los heredamos de una descripción que nadie toca desde hace años.

Y sobre todo podríamos hacer lo que la gente necesita de nosotros: la entrevista de permanencia antes de que llegue la renuncia, la llamada de seguimiento al nuevo ingreso, el taller que de verdad responda a lo que ese equipo está viviendo, el acompañamiento a quien vuelve de una licencia, y escuchar al supervisor que no sabe cómo manejar a su gente.

Y no es que no sepamos hacerlo. Estamos tan ocupados haciendo Gestión Humana que no nos queda espacio para pensarla, y eso es lo más preocupante, porque cuando todo el día se va en pendientes, lo primero que se pierde es la capacidad de cuestionar el trabajo.

La idea de automatizar no llegó con la IA generativa. En Gestión Humana llevamos años simplificando lo repetitivo con lo que tengamos a mano, un formulario aquí, una fórmula de Excel allá. Lo que cambia ahora es que las herramientas están mucho más al alcance y ya no hace falta saber programar para empezar. Un camino posible:

1. 01Durante una semana, anotar en qué se va cada bloque de tiempo, sin maquillarlo.
2. 02Marcar lo que se repite igual cada vez y no necesita criterio: agendar, recordar, copiar datos, consolidar reportes, contestar la misma pregunta.
3. 03Empezar por una sola tarea, la que más fastidia, y automatizarla con lo que la empresa ya tiene: formularios, el calendario, Excel, Power BI, Power Automate o la IA que esté aprobada.
4. 04Medir cuánto tiempo se recuperó al cabo de un mes.
5. 05Decidir, antes de que se llene solo, a qué persona o a qué conversación va ese tiempo, y ponerlo en la agenda como una cita más.

Y si alguien todavía duda de que esto le aplique, que haga la prueba con su última semana:

Por eso incomoda que la conversación sobre IA en Recursos Humanos se plantee como tecnología contra personas. La pregunta que vale la pena hacernos es esta:

La tecnología puede devolverle horas a Gestión Humana. Si esas horas se vuelven a llenar de pendientes, lo único que habremos logrado es hacer más rápido lo mismo. Y la decisión de usarlas para volver a mirar a las personas, esa, ninguna herramienta la va a tomar por nosotros.

Fuentes

1. Eagle Hill Consulting (2026). HR transformation, AI and automation. Encuesta a profesionales de RR. HH. y líderes de negocio.
2. Sage (2022). The changing face of HR in 2024. Encuesta hecha por Edelman a 1,022 líderes de RR. HH. y ejecutivos en seis países.
3. Comisión Europea, AI Act Service Desk. Anexo III: sistemas de IA de alto riesgo.