Antes de comprar un sistema de Gestión Humana.
Veintidós preguntas para hacerse antes de firmar con un proveedor de software de Recursos Humanos. Al final te quedas con la lista de lo que falta responder, lista para llevar a la reunión.
- 5 minutos
- Sin registro
- Nada se guarda
Seis frentes
- El problema
- El uso real
- Integración
- Datos y privacidad
- Costo total
- Proveedor y soporte
Las marcadas como críticas pesan más en el resultado.
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El problema
¿Tenemos claro qué problema va a resolver el sistema?Crítica
Si no se puede decir en una frase, es fácil terminar comprando funciones que nadie necesitaba.
¿El proceso funciona bien hoy, aunque sea a mano?
Digitalizar un proceso desordenado solo hace que el desorden vaya más rápido.
¿Sabemos cuánto tiempo o dinero nos cuesta hoy ese problema?
Sin ese punto de partida no hay forma de saber después si la compra valió la pena.
¿Participaron en la elección las personas que lo van a usar todos los días?
Quienes lo usan ven problemas que en una presentación comercial no aparecen.
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El uso real
¿Lo probamos con casos y datos nuestros, no solo con la demostración del vendedor?Crítica
Las demostraciones están preparadas para que todo salga bien.
¿Funciona bien desde el celular para quienes no trabajan en computadora?
En operaciones, producción o ventas, el celular suele ser el único acceso.
¿Está completamente en español, incluidos los correos y los reportes?
Un sistema a medio traducir genera errores y consultas al área.
¿Sabemos cuánto tiempo toma aprender a usarlo y quién va a enseñar?
La capacitación es parte del costo y del tiempo de implementación.
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Integración
¿Se conecta con lo que ya usamos: nómina, asistencia, correo, contabilidad?
Si no se conecta, alguien va a terminar copiando datos a mano.
¿Podemos pasar los datos que ya tenemos sin cargarlos uno por uno?
La migración de datos es de las partes que más se atrasa.
¿Evita que tengamos que registrar lo mismo en dos sistemas?
El doble registro es la primera razón por la que la gente deja de usar un sistema nuevo.
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Datos y privacidad
¿Sabemos dónde se guardan los datos del personal y quién puede verlos?Crítica
Son datos de salud, salario y desempeño: los más delicados de la empresa.
¿El tratamiento de datos cumple con la Ley 172-13 de protección de datos personales?
Es la ley dominicana que regula el uso de datos personales.
¿Podemos exportar todos nuestros datos, en un formato útil, si cancelamos?Crítica
Si los datos no se pueden sacar, cambiar de proveedor se vuelve casi imposible.
Si usa IA, ¿se puede explicar cómo recomienda o decide, y una persona lo revisa?
Lo que decide algo sobre alguien tiene que poder explicarse y corregirse.
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Costo total
¿Conocemos el costo total: licencias, implementación, capacitación, soporte y módulos extra?Crítica
El precio de la licencia suele ser solo una parte de lo que se paga.
¿Sabemos cuánto sube el precio al renovar?
Los descuentos de entrada muchas veces desaparecen en el segundo año.
¿Sabemos qué pasa con el precio si la plantilla crece o se reduce?
Muchos sistemas cobran por empleado o por usuario activo.
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Proveedor y soporte
¿Hay soporte en español y en nuestro horario?
Un problema con la nómina no puede esperar a que abra otra zona horaria.
¿Hablamos con otras empresas que ya lo usan, sin el vendedor presente?
Es la forma más rápida de conocer los problemas reales.
¿Los tiempos de respuesta y la disponibilidad del servicio están por escrito en el contrato?
Lo que no está en el contrato no se puede reclamar.
¿Sabemos cómo y con cuánto aviso se puede cancelar?
La salida hay que conocerla antes de entrar.
Resultado
0/22 respondidas
Responde las preguntas y aquí verás si están listos para decidir.
Cuenta como pendiente toda pregunta sin un sí, también las que no has respondido.
Un criterio de fondo
El sistema no arregla el proceso
Un buen sistema hace más rápido un proceso que ya funciona. Si el proceso tiene pasos de más, aprobaciones que nadie entiende o datos regados, conviene ordenarlo primero. Después se elige la herramienta.
Otras herramientas
¿Antes de comprar, revisamos el proceso?
Una revisión del proceso para saber qué conviene automatizar con lo que ya tienen y qué necesita de verdad un sistema nuevo.